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ビジネスパーソンの悩み相談㊳

田久保 善彦 リーダーシップ領域

22/04/11

ビジネスパーソンのお悩みにお答えするシリーズです。
今日のお悩みは、「話が分かりにくい上司への対応策」についてです。

『非常に優しい上司なのだけれども、伝えたいことが遠回しでよく分からないことがあります。注意しているのか、褒めているのかさえも分からない時もあります。特に若手には伝わりにくく「ここはこれでやって下さい」で済む所を、「これも良いし、これも良いけど~」というふうに続き、結局どうして欲しいのかがなかなか伝わりません。これに対してどうしたら良いのか、そして自分が同じようにならないためには、どのように伝えたら良いのかを教えてください』という相談です。

優しい上司の方を想像してみると、本当に相手のことを慮って傷つけないように細心の注意を払ってくださっているのかもしれませんし、嫌われることを恐れてダイレクトに伝えることを避けておられるのかもしれません。しかし、ビジネスでは最終的に何をして欲しいのか、どういう順番でやって欲しいのかなどははっきりと伝えてほしいものです。

しかし、その上司の方のコミュニケーションのスタイルを部下の立場から根本的に変えることはなかなか難しいことだと思います。なぜなら、そのコミュニケーションスタイルでずっとやり続けてきているため、歩き方に癖があるようにコミュニケーションにも癖があり、抜本的に直すのは難しいです。だとすると、部下の立場からできる1つの方法は、やはり「聞く」ということだと思います。「こういうお話でしたが、最終的にはこういう順番で、こういうふうにやれば良いということですよね」と自分が理解した内容を、最終的に相手に問い返して聞いてみる。「念のための確認ですが、私がやるべきことは、こういうこと、こういう順番で、いつまでに誰とやるべしというご指示を頂いたと理解しましたが、これで相違ないでしょうか」というメールを送ってみるというのが良いと思います。何か不安なまま仕事をしたり、曖昧なまま仕事をしたりするのは、理解が間違っていた時に不幸になるため、クリアにしておく必要があると思います。

本来は上司の方が、分かりやすくクリアに伝えることが大事だと思いますが、人間誰しもパーフェクトではないため、そういう特徴のある上司だなと思ったら確認をするということをやられてはいかがかと思います。そういう意味では、例えば、お客さんとの会話でも何かハッキリ言われないこともあると思います。そんな時も会社に戻ってから、「今日お願いさせて頂いたことは~で、宿題として○○を××までにお返事するということになっていましたが、これでよろしいでしょうか」という確認メールを打っておくことは、当然やってしかるべきことだと思います。ちょっとした手間ですが、確認をすることがひいては自分のためになるということです。

今度は、ご自身が伝える立場になった時に最低限部下に手間をかけさせないためにどうしたらいいかという話をしましょう。

『5W1H』
なぜこれをやるのか、何をやるのか、どうやってやるのかなど、5W1Hと言われるような内容は伝えるように意識する。もしくは、紙に書いて渡してあげることで、「言った・言わない問題」や「聞いた・聞いていない問題」は避けられるのではないかと思います。「反面教師」という言葉が良いかどうかは分かりませが、話が分かりにくい上司でも優しいという良い面があるように、人には一長一短があります。全てにパーフェクトを求めても難しいので、苦手なところはこちらがフォローするという視点も大切です。とはいえ、自分はそうならないようにということを心がけて、コミュニケーションをしていくことが大事だと思います。上司に対する不満はいろいろとお持ちだと思いますが、上司を無理やり変えようとするのは、難しいです。会社のトップに近いような方は、実は言葉数の少ない方も多いです。部下としては、行間を読めるようになることも実は大事な能力だったりもします。

では、今日のまとめです。
話が分かりにくい上司への対応法についてのお話でした。
自分自身が伝える時は、「5W1H」を意識して、周りの人に迷惑を掛けないように動きましょう。
そして、話が分かりにくい上司との付き合い方については、「上司-部下」の関係で上司のコミュニケーションスタイルを矯正することは難しいため、「私がお伺いしたことはこれで良いでしょうか」ということをメールで確認するようにしましょう。これは上司だけでなく、お客さんや同僚などとのコミュニケーションにも使える技だと思います。メールで言えば、10~15行ほどで済みます。クイックにすることが求められるような能力も付けてしまえば、そんなに難儀する話ではないと思います。ぜひやってみてください。

分野: リーダーシップ |スピーカー: 田久保 善彦

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