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ビジネスパーソンの悩み相談㊲

田久保 善彦 リーダーシップ領域

22/03/31

「ビジネスパーソンの悩み」について、お答えするシリーズです。
今日のお悩みは以下の通りです。

『メールの返事をしてこない人への返信率を上げる方法について教えてください。メールを送ってもなかなか返事が来なくて、結局もう一回、もう一回、さらに追加して、「あの件はどうなったでしょうか」というのをこっちが送らないといけません。その分相手に時間を使わせているということを分かって欲しいです。』

特に返事をしてくれないのが上司だった場合に、何回まで督促して良いかなど、悩んでしまいますよね。
最近では、見てくれたかどうかはわかる場合もありますが、メールの場合はそもそも届いているのかもよくわからない。読んでくれたかのもわからないという中で、何か待ち遠しい気分は当然あるわけです。

まず1つ言えることは、「認識を合わせましょう」ということです。どういうことかと言うと、例えば私のようなせっかちな人間からすると、メールを送ったら言葉にはしなくても、1~2時間のうちに返してくれることを期待しています。しかし、受け取った人からすると、メールは2~3日中に返せば良いと思っている可能性もあるわけです。これは、おそらく個人の性格の問題と、組織の文化の違いが関係している気がしています。

例えば、本当に立ち上がったばっかりのスタートアップ企業で、「時間こそ命」というビジネスをやられている会社であれば、リアルタイムにチャットで喋るようにメールのやり取りをしたり、チャットで会話をしたりするということが当たり前になっている会社もあります。それが良いとか悪いとかではなく、のんびりと時間が過ぎていく会社もあるわけです。部署によっても違うかもしれません。

このような状況に、イライラすることが多いのであれば、「業務上の関係で何時までに返事を下さい。返事が頂けない場合は、いつまでに返事をくれるのかというレスだけで良いので、一旦レスを下さい。」と書いて送ることによって、お互いの期待値を摺り合わせることをした方が良いと思うことがあります。

もし同じ会社の人であるならば、会社の中におけるメール的なやり取りの原則をルール化することは結構大事なことだと思います。例えば、私が勤務しているグロービスでは、「メール24時間ルール」があり、基本的にメールには24時間以内にレスを付けようとなっています。もし、出張中でその件について何か深く考えられる時間がないのであれば、24時間以内に「何月何日まで待っていて下さい」というレスを付け、本当に24時間以上経ってもレスがない場合には、もうそのメール自体はOKだという判断をしたとみなすというルールがあります。これは暗黙のルールではなく、こういうふうにしましょうということをみんなで決めて、共通認識として明文化されています。

ただ、本当に忘れてしまっていることがあるため、24時間過ぎた頃に24時間返信がなかったけど、本当に良いですかということをリマインドするというチェック機能は機能しています。このように、社内でルールを決めることでお互いのストレスを減らせる可能性があります。

それから、本質的に難しいと思うのは、待たせている側やメール忘れがちな人というのは、それによって相手が時間をうまく使えなかったり、それを待っていたりするという相手の気持ちを想像する力が弱い傾向がある可能性があるということです。そういう意味では、お互いの時間が貴重な資源であるという認識を持つようにするなど、企業・組織の文化が重要な意味を持つと思います。メールのやり取りが非常に緩慢な組織は、意外と会議が始まる時間がルーズだったり、終わる時間がルーズだったり、時間というものに対する緊張感がないという共通点があるような気もします。これは非常に悩ましい問題ですけれども、ルールを作るという工夫もあれば、もしくはその時間に対する感覚を少し高めるための企業文化作りも何か考えてみるべきことかもしれません。

では、今日のまとめです。
なかなかメールに返信してくれない人への対応についての質問でした。みなさんはなるべくメールを素早く返すようにしましょう。そういうことが健全なるコミュニケーションの第一歩につながっていくと信じています。自分はさっさと返す。そうすると、一旦球は自分から離れるため、心の負担は減るはずです。なるべく早く自分のストレスを手放してしまうということも含めて、メールはクイックに返すということを自ら始めてみてはいかがでしょうか。

分野: リーダーシップ |スピーカー: 田久保 善彦

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