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プレゼンテーション②聴き手を理解する

渡邉由美 クリティカル・シンキング、ビジネス・プレゼンテーション

20/02/28

「プレゼンテーション」をテーマにした第2回目です。今日は「プレゼンテーションをする相手」、つまり「聴き手」について考えます。

前回、プレゼンテーション(以下、プレゼン)ではまず目的を明確にすることが大切であるというお話をしました。プレゼンで大切なのは、話し手の目的にかなう形で"相手が動いてくれること"ですから、プレゼンした後に相手にどんな行動をとってほしいかを具体的にイメージしておくことが大事ということをお伝えしました。言い換えると、プレゼンのゴールを明確にするイメージです。

目指すゴールが明確になったら、次はどこから出発すればよいのか?スタート地点を把握することが大切です。プレゼンにおける"スタート地点"とは何かというと、プレゼン相手が何を知っていて、何に興味があるのかなどプレゼン前の相手の状態ということになります。スタートとゴールを把握してはじめて、相手をゴールまで導くのに何が必要かを具体的に考えることができます。
たくさんの人達を相手に話す場合であれば、その中のキーパーソンを捉えて下さい。もちろん何かの講演会で話すなど、どんな人が聴きに来てくれているのか分からないという場合もあると思います。そんな場合は、来場者の中で最も関心を持っていそうな層を、仮想でもいいので具体的にイメージすることがポイントです。というのも、誰にでも訴えるようにと考えると、結果として誰にも響かないプレゼンになってしまう危険があるからです。ここで失敗する人は結構いらっしゃいます。一般的な話や大勢の方に向けられた話というのは、聴き手側からすると、自分に向けられた話とは感じられないことが少なくありません。

プレゼン相手を具体的にイメージする際は、聴き手である相手の「認識」「意見」「感情」を考えてみるとよいと思います。
「認識」とは、聴き手が何を知っていて何を知らないかということです。「意見」とは聴き手が何に賛成で何に反対か、そしてその理由は何かということです。「感情」とは、何をやりたくて何をやりたくないのか、何が嬉しくて何が嬉しくないのかといったことです。もちろん状況によってはこれら全てが事前に分かるとは限りませんし、逆にこれら以外に相手との人間関係などを捉えておくことが求められることもあるかと思いますので、あくまで目安と思ってください。

とはいえ、「認識」「意見」「感情」を直接相手に聞けたらよいですが、そうもいかない場合も多いかと思います。

そんな場合は、本人を知っている人がいればその方から話を聞いて意見をもらう方法もあります。それ以外にも、最近はネット上に情報が公開されている場合も少なくないため、フェイスブックやツイッターなどのSNSを活用して、考え方や関心事などの情報収集を行うことも考えられます。もちろん相手にもよりますが、私自身は過去の取材記事や会社のホームページで思いを綴られたページ、講演会の情報などからも情報収集をしていました。もちろん欲しい情報が全部集められるわけではないので、集められた情報を元にあれこれ自分で考えを巡らせておきます。相手がここまで知っている場合のパターン・知らない場合のパターン、これに興味があるパターン・興味が無いパターンなどいくつかのパターンで話す準備をしておくと、実際に会った時の相手の反応に合わせて対応することもできますし、そもそも準備をしたということが、気持ち的な安心感につながると思います。
仮に事前に準備した情報がバッチリで相手の反応が予想通りだったとしても、決して他のパターンの準備が無駄になるわけではありません。こういうことを聞かれたら嫌だなといった不安があるとそれが緊張感となって表れてしまうことがありますが、「準備した」という心理的な安心感があれば落ち着いて話を出来るという効果もあります。

ただ、事前に聴き手を具体的にイメージできていたとしても、実際にそれを意識し続けながらプレゼンをするのは案外難しいものです。
少しイメージして頂きたいのですが、ある人が新しい経費申請システムを導入した会社で、実際にそのシステムを使う一般社員向けの操作方法の説明会をしているとします。途中で扉を開けて急に役員が説明会に入ってきました。そうするとついつい気になって「役員にも受けの良いことを言わなければ」という思いが頭の中をよぎったりします。そこで元々予定していなかったシステムの導入メリットや、かかるコストの話など、一般の社員さんの操作説明には全く必要がない話を急に盛り込んでしまうということがあります。そうなると、本来の聴き手である一般社員からいつのまにか意識がそれるばかりか、追加で盛り込んだ役員向けの話に時間をとられてしまい、時間内に予定していた内容を十分伝えきれなかったなんてことが発生してしまいます。聴き手への意識がブレないように気をつけましょう。

では、今日のまとめです。
プレゼンにあたっては、プレゼン相手が誰で、キーパーソンは誰かなど聴き手を明確にできているか?聴き手の認識、意見、感情をあらかじめ推測して準備できているか?を意識して準備することが大切です。
次にプレゼンする機会からでも、意識してみてください。

分野: クリティカル・シンキング |スピーカー: 渡邉由美

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