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プレゼンテーション①プレゼンの目的を押さえる

渡邉由美 クリティカル・シンキング、ビジネス・プレゼンテーション

20/02/21

はじめまして。グロービスの渡邉と申します。グロービスでは、ビジネスプレゼンテーションやクリティカルシンキングなど「考える」ということに注力した科目の講師を主に担当しています。その他にもグロービスで開講している科目は様々ありますが、どういった内容を皆さんにご提供するか、どんなテキストでどんな演習をやっていただくのかといったような教材の開発も行っています。グロービスに来る前は、コンサルティングファームで業務改善、事業戦略立案、実行支援、海外拠点展開等を考えるお手伝いをしていました。その後、ベンチャー企業で、業務改善や組織改革等のプロジェクトリーダーを務めながら、事業戦略の立案や新組織の立ち上げに従事していました。
これまでの業務柄に加えて、グロービスに来てくださる方々を通して、色々な業界・職種・職位の方々のプレゼンテーションに接する機会に恵まれました。今回はプレゼンテーションがテーマということで、プレゼンテーションに臨まれるビジネスパーソンの方々が悩まれることの多いポイントを踏まえながらお話できればと思っています。

一言でプレゼンテーション(以後、プレゼン)と言っても、立派な会場で、たくさんの人々を前に、プロジェクターにパワーポイント資料を映して行うようなものから、お客様への商品提案、上司への承認依頼といったプレゼンスキルを用いたコミュニケーションまで本当に様々なプレゼンがあります。
では、皆さんが、「プレゼンが上手くいった!」と感じるのはどんな時でしょうか?思い出してみてください。

事前に自分が準備していたこと、話したいと思っていることを時間内にきちんと話しきれた時に「上手くいった」と感じる、ホッとするという方はよくいらっしゃいます。

では、プレゼンの後どうなったかも思い出してみてください。
同じ質問を講義の中でもお尋ねすることがありますが、「"勉強になりました"と言われて相手と良い雰囲気になったけれども、それっきりでその後何もなかった」といったご経験をよく聞きます。相手から「よいお話でした」「為になるお話をありがとうございました」と高評価な手応えがあったのに、そこから例えば「商品を買いたいです」や「見積もりをお願いします」など次の段階になかなか進まないというわけです。しかし、例えば、「商品を買います」と言って欲しいのであれば、相手が商品を買ってくれるという行動を起こしてくれて初めてプレゼンの目的達成といえます。

つまり、話し手が如何に「自分の言いたいことを滞りなく話し切れた」、「相手と良い雰囲気になれた」と満足していても、「相手が動いてくれない」のでは、プレゼンの目的は達成されたとは言えません。
ここが実はポイントで、プレゼンで大切なのは、「話し手である"ご自身"の目的に叶う形で"相手"が動いてくれるかどうか」ということになります。一生懸命に準備をしている内に、いつの間にか何のためにプレゼンするのかよりも、ついつい自分が伝えたいことを綺麗にまとめることや、全部盛り込んで話すことに意識が傾いてしまうことは少なくありません。また、そもそも目的がぼんやりしていて、とにかく商品の説明をすればよいという意識になってしまうような場合もあります。
そこで、プレゼンをする際には、まず「プレゼンの目的は何か」を明確にすることから考え始めることを意識していただきたいと思います。

目的は、プレゼンをすることになった状況によって定まってくると思いますので、この「プレゼンの目的は何か」を考える際には、まずプレゼンを実施することになった状況を押さえてください。ただ、状況のイメージが抽象的だと目的も曖昧になってしまうので、具体的に考えることがポイントです。「いつ、どこで、誰に、何を、なぜ、どのように」という、いわゆる5W1Hを意識して考えてみるとよいでしょう。
例えば、プレゼンを行う日時は"いつ"なのか/プレゼンを行う場所や会場の様子など"どこ"で行うのか/聴き手は"誰"で、どんな人なのか/"何を"どんなテーマで話すのか/どういう経緯で、"なぜ"その日時、場所に、その聴き手を対象に、そのテーマで話すことになったのか/プレゼンの形式や資料の有無など"どのように"プレゼンを行うのかを具体化します。これが「目的」を具体的に考えるための出発点になります。

状況を具体的にイメージできたら次に、相手にどんな行動を取って欲しいかを具体的にイメージします。例えば、自分の提案について上司から承認を得たいという場面であれば、「上司が提案を承認してくれること」かもしれませんし、状況によっては、「承認した上で、そのために必要なメンバーを任命してくれること」かもしれません。

さらに、相手に自分が思い描いた行動をとってもらうためには、プレゼン後にどのような状態になってもらう必要があるかを具体的にイメージします。もちろん、状況によって1回のプレゼンで思い描いた行動をとってもらえるようになる場合もありますし、何度かのプレゼンやプレゼンの場以外の交渉なども織り交ぜて、やっと相手が動くということもあると思います。
いずれにしても、相手に何を知ってもらう必要があるのか/何をどの程度納得してもらう必要があるのか/どんな気持ちになってもらう必要があるのか等、プレゼン後に聴き手になってもらいたい状態を具体的にイメージすることが大切です。

急に相手を動かすようなプレゼンを行うのは難しいかもしれませんが、目的を具体的に考えるということを意識していただくことによって、「自分の言いたいことを言っただけのプレゼン」から、「相手を動かすプレゼン」に近づいていけるかと思います。

では、今日のまとめです。
プレゼンで大切なのは、話し手の目的に叶う形で相手が動いてくれることです。そのために、なぜプレゼンを行うことになったのかを5W1Hを参考に具体的に把握した上で、プレゼン後に相手にどういう行動を取って欲しいかを具体的にイメージしておくことがポイントです。
身近なプレゼンの機会から意識してみてください。

分野: クリティカル・シンキング |スピーカー: 渡邉由美

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